Vorige keer heb ik een kort intro geschreven over het vangen en omschrijven van onze bedrijfscultuur. Uit dit proces is een mooi gesprek tussen twee ITQers (Arjan Bodde en Frank Nijman) vastgelegd. Heb je dit nog niet gelezen? Dat kan alsnog: https://itq.eu/interview-culture-working-group/
Vandaag wil ik je graag meenemen in ons verhaal hoe wij onze bedrijfscultuur hebben gevangen en omschreven.
Waar begint dit mooie avontuur? Voor mij, in de zomer van 2018 tijdens mijn sollicitatiegesprek, waarin Robert, onze CEO, vol passie over de ITQ, onze ambities en onze cultuur sprak. Hoe waardevol en gaaf deze is, maar dat deze meer een gevoel is en niet expliciet.
ITQ groeit, waarmee ook het belang om onze cultuur vast te leggen. Door deze te omschrijven, te integreren in onze strategie en deze als vertrekpunt te nemen in alles wat wij doen, borgen wij de belangrijkste cultuurkenmerken van ITQ.
En zo zijn wij van start gegaan, samen met een groep ITQers! Nieuwsgierig naar onze ervaringen en hoe wij uiteindelijk onze cultuur gevangen hebben? In onderstaande stappen kun je lezen hoe wij deze reis live beleefd hebben.
Oriënteren, op onderzoek en vastleggen van de uitgangspunten
Alle begin is moeilijk en het is dan ook best even een gepuzzel om tot een aanvalsplan te komen. Wie betrek ik erbij, welke werkwijze past het best bij ITQ en wat zijn de verwachtingen etc.?
Om een basisgedachte te vormen heb ik tijdens de voorbereiding vooral gespard met HR-vakgenoten en geluisterd naar hun ervaringen. Vervolgens heb ik deze getoetst bij het Management Team en her en der de boel verder aangescherpt. Uiteindelijk komen wij tot een aanvalsplan van drie uitgangspunten. Waarom maar drie? Vanwege het eerste, tevens belangrijkste uitgangspunt; wij willen de werkgroepen zoveel mogelijk de ruimte geven om zelf invulling te geven aan dit initiatief. Ons tweede uitgangspunt is de keuze om naast de werkgroep een klankbordgroep te laten meelopen. En als laatste, de samenstelling van de werkgroepen. Belangrijk is, om tot een gemêleerd gezelschap te komen waarbij de kracht van diversiteit zijn werk doet.
Samenstellen werkgroepen
Een oproep tijdens één van onze vAfternoons (onze maandelijkse kennissessie), gevolgd door een e-mail, is voldoende om veel aanmeldingen te ontvangen. En dat zegt dan weer iets over de ITQ-cultuur!
Wij kiezen voor beide groepen om tot een mooie verdeling te komen over de teams heen, op leeftijd en indienst-datum. De werkgroep bestaat uit vijf ITQ-ers, waaronder ikzelf, de klankbordgroep uit vier collega’s. De klankbordgroep toetst de output van de werkgroep. Een effectieve manier van werken die ons scherp houdt en tot mooiere resultaten leidt.
Beschrijven van de huidige cultuur
Met onze vier kernwaarden ‘kwaliteit, passie, authentiek en eigenaarschap’ aan de muur, gaan wij voortvarend te werk. In tweetallen schrijven we, gewapend met een heleboel post-its, onze gedachtes, ervaringen, quotes met de kernwaarden als vertrekpunt en inspiratiebron op.
Hierna proberen we om alle input te categoriseren via de kernwaarden. Hier lopen wij vast, omdat er te veel overlap is over deze waarden heen. Een mooie ontwikkeling blijkt later, want hierdoor wordt de basis gelegd voor de vijf thema’s van ons uiteindelijke cultuurverhaal.
Wij hebben nog een aantal mooie avonden beleefd en uiteindelijk lag daar een werkdocument met ruw, maar zeer waardevol materiaal. Een document dat ik tot de dag van vandaag terugpak als ik inspiratie nodig heb om iets te zeggen of te schrijven over onze cultuur.
Hierna neem ik samen met de klankbordgroep ieder thema door en ga na of zij zich hierin herkennen, of het iets met ze doet en of zij nog aanvullingen hebben. Wederom een mooi en kritisch gesprek met een groep bevlogen ITQers wat het verhaal nog meer tot leven brengt.
Zoek de verschillen met de gewenste cultuur
Hoe gaaf was het om te ontdekken dat bij stap 4 onze huidige cultuur, op een paar kleine dingetjes na, ook onze gewenste cultuur is. Hierdoor kunnen wij een uitgebreide ‘gap’ analyse en een transitie van A naar B overslaan. Wij kunnen ons hierdoor focussen op welke cultuuraspecten wij willen behouden, levendig houden naar de toekomst toe, waar risico’s liggen en welke elementen wij willen versterken.
Visualiseren van de cultuur
Het eerste idee voor een visual ontstaat eigenlijk al tijdens het post-it moment wanneer wij pogingen doen om de huidige cultuur te omschrijven. In één van de subgroepen ontstaat het idee tot een cirkel waarin de bende van ITQ-ers in het midden staat. Hierna transformeert deze cirkel tot een pizza, symbool voor samenkomen gezien de vele pizza’s die er doorheen gingen tijdens de sessies, waarna de volgende lagen in punten werden aangebracht. Hierna pakken wij toch weer door op ons eerste idee, een cirkel, het hart van onze organisatie dat zich vertaalt naar ‘We are one’ en zien wij hierom heen vier andere cultuur thema’s terugkomen Trust & Freedom, ITQuality, Homebase en de ITQer. In de visual laten wij onze kernwaarden terugkomen als het fundament van onze cultuur. Met geweldige hulp van onze afdeling Marketing zijn wij uiteindelijk tot deze visual gekomen.
Ondanks het feit dat wij geen visual experts zijn, zijn wij best een beetje trots op het eindresultaat. Met dit plaatje kunnen wij onze cultuur beschrijven en de verhalen hierachter vertellen.
Draagvlak en betrokkenheid
Naast de wisselwerking met de klankbordgroep, nemen wij ook het Management Team mee in de stappen die wij maken. Tijdens één van de MT-vergaderingen deelt de cultuurwerkgroep de eerste resultaten over hoe wij de ITQ-cultuur zien. Op een paar puntjes na een feest der herkenning, gelukkig.
Wat ook goed uitpakt is om onze eerste resultaten te toetsen bij onze collega’s. Halverwege het proces ontstaat het idee om tijdens één van onze vAfternoons een soort van confrontatie aan te gaan met onze collega’s om onze eerste uitkomsten te toetsen. Via Kahoot vragen wij alle ITQ-ers om te stemmen op uitdagende, prikkelende stellingen en bespreken de uitkomsten hiervan gezamenlijk. Een gave middag waarin wij naast het toetsen van onze eerste resultaten, ook eerste stappen maken om de herkenbaarheid van onze cultuur verder te vergroten.
Cultuur gevangen en omschreven
Met de visual en het werkdocument in de hand doen wij verschillende wilde pogingen om tot een pakkende tekst te komen die het verhaal over onze cultuur vertelt. En dat is een potje moeilijk. Het vastleggen hiervan lijkt keer op keer op een slechte advertentietekst.
Wij werken in groepjes en ieder groepje krijgt een cultuurthema. Dus vanuit het werkdocument en de visual ter inspiratie omschrijven wij wat het betreffende thema voor ons betekent. Wij zetten hiermee een belangrijke stap want vanuit heel veel informatie komen wij per thema, al meer tot de kern. Maar het is nog steeds veel te veel. Een laatste stap, deze vond ik persoonlijk het moeilijkst, is het schrappen van zoveel mooie woorden en de zinnen net iets anders neerzetten om tot ons eindelijke verhaal te komen welke wij hebben vastgelegd op onze website: https://itq.eu/itq-culture/
Hierin nemen wij je mee wat ‘We are one’ voor ons betekent, waarvoor de binnenste ring staat, hoe de andere thema’s Trust & Freedom, Home base, ITQuality en de ITQer onze samenwerking zowel intern als extern versterkt.
Met deze 7 stappen hebben wij onze cultuur nu expliciet gevangen. Naast dat ik enorm trots ben op het resultaat en hierin enorm heb genoten van de samenwerking met de cultuurgroepen, kan ik in mijn dagelijks werk telkens onze cultuur integreren in vrijwel alles wat wij doen. Niet alleen in tal van beleidskeuzes, discussies in het MT, maar ook in onze verschillende HR thema’s over o.a. leiderschapsontwikkeling, recruitment en onboarding. Daarover volgende keer meer tijdens een ITQonversations, waarin Francisco Perez zijn interviewtechnieken op mij zal loslaten en een volgende blog, samen met Robert Hellings, over leiderschapsontwikkeling bij ITQ.
Ilona Dinkgreve
