Processen binnen ziekenhuizen zijn complex. Er zijn veel medewerkers met uiteenlopende functies en taken betrokken, die stuk voor stuk in meer of minder mate gebruik maken van IT. Om te voorkomen dat het ontsluiten en beheren van een omvangrijk applicatielandschap een onmogelijke opgave wordt, is standaardisatie onvermijdelijk. Daarom werkt ITQ met ‘use cases’ in ziekenhuizen.
Patiënten, verpleegkundigen, artsen, management, onderzoekers, medewerkers van het lab of de administratie. Binnen een ziekenhuis nemen veel partijen deel aan ingewikkelde processen. Om al deze mensen en processen op iedere plek binnen en buiten het ziekenhuis adequaat te ondersteunen, is IT inmiddels een onmisbare factor geworden. Beheer, security en performance moeten betrouwbaar blijven. Met behulp van use cases dichten wij de kloof tussen de techniek van ITQ en de functionele behoeften van medewerkers binnen een ziekenhuis.
Functionele invulling
Er komt nogal wat bij kijken om de IT-ondersteuning binnen een ziekenhuis op niveau en up-to-date te houden. Naast de vertrouwde on-premise applicaties groeit het aantal applicaties dat in de cloud draait namelijk wekelijks verder. Medewerkers gebruiken niet enkel de (virtuele) desktop als werkplek, maar ook mobiele werkstations zoals de cow (computer on wheels), tablets en smartphones. Bovendien moeten het concept ‘Hospital at Home’ en ambulante zorgmedewerkers worden bedienden veranderen zorgprocessen voortdurend.
Wij verzorgen al vele jaren de techniek achter de ontsluiting van applicaties voor ziekenhuizen. Door dit te koppelen aan diverse use sases worden werkplekken in ziekenhuizen nog verder gestandaardiseerd. De use cases zijn wat dat aangaat de functionele invulling van techniek. Hoe wij de techniek achter de ontsluiting van applicaties op de verschillende werkplekken verzorgen, komt daardoor in overleg met ziekenhuizen nauwelijks meer ter sprake. Use cases focussen zich immers op functionaliteit. Wat heeft wie, waar en wanneer nodig, en op welk device?
Een ITQ use case is de gestandaardiseerde functionele beschrijving van hoe de techniek van ITQ kan worden gebruikt.
Standaardisatie in het kwadraat
Door deze wijziging zijn wij niet langer alleen in gesprek met IT-managers. Ook de CMIO en leden van de Raad van Bestuur begrijpen de techniek van ITQ en kunnen gemakkelijk aanhaken bij de discussie over de inzet van use cases. Bovendien kunnen wij vanuit gestandaardiseerde service meedenken met het ziekenhuis over gewenste IT-oplossingen. Kortom: in samenspraak kunnen we ons optimaal richten op het toepassen van IT als ondersteuning van het zorgproces, zonder ons bezig te hoeven houden met de technische invulling van zaken.
De use cases worden niet toegewezen aan individuele personen, maar aan zogeheten persona’s. Een persona is een groep medewerkers met een gemeenschappelijke (IT-)behoefte. Deze vorm van standaardisatie richt zich daardoor niet op het onderscheid in functie. Persona’s worden door ziekenhuizen zelf samengesteld, waarna gebruikers eerst worden gekoppeld aan persona’s en vervolgens worden gekoppeld aan use cases. Een medewerker (of beter: diens persona) kan door de dag heen verschillende use cases gebruiken. Op de poli, ambulant of op de cow. De use cases zijn de abstractie van ITQ en de persona’s de abstractie van het zorgproces. Het is in feite dus een standaardisatie in het kwadraat.
Monitoring en innovatie
Binnen de ITQ-techniek verzorgen wij de monitoring en innovatie op drie gebieden, namelijk:
- De ontwikkelingen binnen de zorg;
- De innovaties aan de kant van de techniek;
- Wat er gebeurt op het gebied van wet- en regelgeving.
Samengevat: wij maken de vertaling naar de techniek. Het is onze expertise om de functionele wensen vaneen ziekenhuis optimaal te verzorgen. Daarbij hoeft het ziekenhuis zich niet langer in de technische know-how te verdiepen.
De volgende vier elementen bepalen de samenstelling van een use case:
- Het zorgproces/de persona;
- De applicatie;
- De locatie;
- Het apparaat.
Een voorbeeld: een arts wandelt van spreekkamer naar spreekkamer en bekijkt ondertussen op zijn tablet de benodigde informatie over zijn volgende patiënt. Dat is (1) de persona (de arts) en het proces (de wandeling naar een andere locatie). Als applicatie (2) gebruikt hij hiervoor het EPD, waarin hij informatie raadpleegt. Hij gebruikt hier vooral wandelend door de gang (3) een tablet (4).
De IT-ondersteuning voor dit voorbeeld ligt vast in gestandaardiseerde use cases. Hiermee faciliteren wij het volledige ziekenhuis, van operatiekamer tot receptie. Door de koppeling met persona’s kan praktisch iedere denkbare IT-situatie in een ziekenhuis direct worden ingezet. Daarbij worden door ons geen concessies gedaan aan wat een persona op een bepaalde werkplek nodig heeft. De functionele differentiatie is optimaal, terwijl de techniek achter de schermen wordt geüniformeerd.
De virtuele werkplek
Een use case die alle ziekenhuizen inzetten, is de virtuele werkplek. Deze werkplek kunnen zorgmedewerkers door het hele ziekenhuis aanroepen. Om hier gebruik van te maken logt de zorgprofessional voor de eerste sessie in met tweefactor authenticatie: doormiddel van een pasje, een wachtwoord en/of pincode. De persona bepaalt vervolgens de toegang en mutatieniveaus tot bijvoorbeeld het EPD, internet en enkele essentiële KA-applicaties. Uitloggen gebeurt door nog eens met het pasje over de sensor van de paslezer te gaan. Bij de volgende inlog op een andere werkplek– een behandelkamer, de balie van de poli of een kantoorruimte – is slechts het pasje nodig en de tweede factor van authenticatie (een code via sms of gebruikersnaam en wachtwoord) om het werkstation te ontsluiten. Pas aan het einde van de werkdag logt de sessie volledig uit.
Ook wanneer een zorgmedewerker een mobiele IT-ondersteuning nodig heeft, kan dat. De gebruikte sessie blijft hetzelfde, alleen is de use case van vaste werkstations door het hele ziekenhuis (de zogenoemde roaming werkplek) veranderd naar een verplaatsbare werkplek (cow).
Blijvende ontwikkeling
ITQ kan deze gestandaardiseerde functionaliteit aanbieden omdat ziekenhuizen in grote lijnen dezelfde processen hebben. Daarom zijn de meeste workflows inmiddels in een bestaande use case ondergebracht. Aangezien de ontwikkelingen binnen de zorg (op het gebied van technologie en qua wet- en regelgeving) nooit stil staan, blijven ook de use cases mee ontwikkelen. Deze verandering kan samenhangen met nieuwe technologie, nieuwe wet- en regelgeving of innovaties in het werkproces binnen een ziekenhuis. Wanneer ITQ een slimmere werkwijze in ziekenhuis A in een use case verwerkt, kan dat ook toegevoegde waarde leveren voor ziekenhuis B en C. Op deze manier profiteert iedere klant van de innovatie binnen alle ziekenhuizen die gebruik maken van de techniek van ITQ.
Een voorbeeld: een ziekenhuis geeft aan op welke manier hun persona waar chirurgen onder vallen moet kunnen werken. Wij kijken dan welke van de uitgewerkte use cases hiervoor kan worden ingezet. Wanneer een use case voor bijvoorbeeld 95 procent dekkend is, onderzoeken we welke functionaliteit binnen het platform nodig is om de use case volledig dekkend te krijgen. Deze vorm van doorontwikkeling voeren we alleen uit als een bepaalde vraag bij meerdere ziekenhuizen speelt. Van use cases die zijn geüpdatet, kunnen vervolgens andere ziekenhuizen ook profiteren.
Finetuning
Ook de koppeling van use cases aan persona’s blijft ‘work in proces’. ITQ blijft, onder meer op basis van feedback van ziekenhuizen, werken aan de verschillende use cases. Deze finetuning is nodig om de koppeling voor zorgmedewerkers zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zo wordt er bijvoorbeeld gewerkt aan use cases met Virtual Reality en Augmented Reality. Vanwege de strenge eisen die daaraan worden gesteld, moesten technici terug naar de tekentafel om te onderzoeken of dit kan worden gefaciliteerd.
Een ander voorbeeld is de invoering van ‘VDI by day, compute by night’, iets waar het Nederlands Kanker Instituut al mee werkt. Dit betekent dat overdag het merendeel van de capaciteit van een datacentrum wordt besteed aan VDI, maar ’s nachts – wanneer maar een klein percentage van het personeel gebruikmaakt van IT-diensten – wordt de beschikbare rekenkracht ingezet voor bijvoorbeeld grafische bewerkingen van de PACS-beelden. De gedachte hierachter is uiteraard om het platform steeds breder in te zetten, zodat er niets meer buiten het gestandaardiseerde platform om hoeft te worden onderhouden.
Veel ziekenhuizen hebben goed nagedacht over hun gebruikers en persona’s. Over de as van het applicatielandschap – aangevuld met ITQ’s Applications Management Services – is de koppeling met use cases relatief eenvoudig in te vullen. Aangezien er voor ons weinig of geen geheimen meer bestaan wat de applicaties in een ziekenhuis betreft, zal deze exercitie weinig verrassingen opleveren.
Met de IT-oplossing van ITQ als technisch platform en de use cases en persona’s als functionele kapstokken, kan een hoge mate van standaardisatie worden bereikt. Deze overzichtelijke manier van werken ontlast het IT-beheer van een ziekenhuis enorm.
Het ziekenhuis kan zich richten op de functionele (IT-)behoefte van de zorgprofessional, ITQ regelt de techniek.
Applicatie Management Services
De technische focus is onze zorg. Daardoor kunnen we ons in onze communicatie voornamelijk richten op de functionaliteit van de verleende IT-diensten. Toch blijft er een grijs gebied tussen wat er technische gerealiseerd wordt en wat er in het zorgproces nodig is. Dat gat overbruggen wij met Applicatie Management Services (AMS).
Met AMS helpen wij ziekenhuizen om het zorgproces stapsgewijs zo goed mogelijk in te zetten. Naast de virtuele werkplek (op een desktop) zijn er verschillende mobiele devices en services die aan applicaties zijn verbonden in het datacenter. Wij helpen om het volledige applicatielandschap van een ziekenhuis te onderhouden. Dit omvat onder meer de intake of onboarding van nieuwe (cloud) applicaties of een dienst als disaster recovery. Daarnaast zorgen wij ervoor dat maandelijkse Microsoft patches –waar regelmatig security updates met hoge prioriteit tussen zitten – adequaat en tijdig worden verwerkt.
In de vele jaren dat wij actief zijn als IT-dienstverlener in de zorg, is diepgaande kennis opgebouwd van de applicaties waar ziekenhuizen mee werken. Ook hebben wij hierdoor uitstekend zicht op de persona’s waarmee wordt gewerkt. Met AMS nemen wij niet alleen de complexiteit van IT uit de handen, maar leveren we tevens de garantie dat het applicatielandschap op orde is en up-to-date qua security, wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen. Als jouw ziekenhuis problemen heeft met bijvoorbeeld het medicijnvoorschrijfsysteem, nemen wij de goede ervaringen die we hebben opgedaan bij andere ziekenhuizen mee in ons advies.
